MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DE PERNAMBUCO
UNIDADE ACADÊMICA DE SERRA TALHADA
Avenida Gregório Ferraz Nogueira, S/N, Bairro José Tomé de Souza Ramos.
Caixa Postal 063, CEP 56909-535, Serra Talhada, Pernambuco, Fone: (87) 3929.3004 ǀ 3005
COMUNICADO
Processo Eletrônico através do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) - UFRPE/UAST
Prezados(as),
Hoje, 27 de abril de 2020, inicia-se o módulo de processo eletrônico do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que compõe os sistemas SIG-UFRN utilizados na UFRPE. Foi implantado em março de 2020, em meio à pandemia do Covid-19, para agilizar a comunicação digital entre os diversos órgãos da instituição e atender às exigências do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Durante a pandemia, os processos serão abertos pelos setores de protocolo de cada Unidade.
Os procedimentos abaixo serão seguidos para abertura e tramitação de processo eletrônico, utilizando-se o módulo de processo eletrônico do SIPAC, na Unidade Acadêmica de Serra Talhada.
ABERTURA E TRAMITAÇÃO INICIAL
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ETAPA |
OPERAÇÃO |
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01 |
O INTERESSADO pelo processo faz a solicitação, enviando e-mail para processo.uast@ufrpe.br, que é a Seção de Protocolo e Comunicação da Unidade. Anexar na solicitação todos os documentos para o processo (ex: requerimento, ofício, formulário, etc.). Os documentos que serão anexados devem ser digitalizados individualmente e nomeados de acordo com a ordem de formação do processo: Exemplo: Doc01_Requerimento de Progressão; Doc02_Relatório de Atividades... O setor de Protocolo acessa o e-mail e inicia abertura de Processo pelo SIPAC. |
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02 |
Protocolo > Abrir Processo Assunto do Processo: consultar orientações em https://tinyurl.com/qmgyd88. Preencher e-mail do interessado para que o mesmo seja notificado sobre a abertura e o número do processo. O setor de Protocolo anexa ao processo os documentos requeridos e Realiza a Tramitação inicial pelo SIPAC. |
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03 |
Tramitação Inicial - consultar destino processo em https://tinyurl.com/qmgyd88. Protocolo > Enviar Processos |
RECEBIMENTO, ATUALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E TRAMITAÇÃO
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ETAPA |
OPERAÇÃO |
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01 |
A chefia ou secretaria do departamento/setor realiza o recebimento do processo em sua Unidade, pelo SIPAC: PROCESSOS PENDENTES DE RECEBIMENTO NA UNIDADE Menu do processo > Registrar Recebimento |
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02 |
A chefia ou secretaria do departamento/setor realiza a atualização de documentos do processo em sua Unidade, pelo SIPAC: Menu do processo > Adicionar Documento > Adicionar Novo Documento |
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03 |
A chefia ou secretaria do departamento/setor realiza a tramitação do processo em sua Unidade, pelo SIPAC: PROCESSOS NA UNIDADE Menu do processo >Enviar Processo |
ORIENTAÇÕES:
Para a efetiva implantação do Protocolo SIPAC UFRPE, seguem as orientações:
1. Servidores UFRPE devem realizar cadastro de usuário (autocadastro) no seguinte endereço: https://sigs.ufrpe.br/sipac/.
2. Dúvidas no cadastro de usuários, verificar o passo a passo em: http://manuais.sigs.ufrpe.br/doku.php?id=suporte:sipac:auto-cadastro.
3. Cada gestor (chefia) de unidade deve solicitar permissões para movimentação de processos de sua unidade. A solicitação precisa conter os seguintes dados do servidor designado: nome completo, número do CPF, nome do setor (unidade) no qual o servidor ficará responsável pela movimentação de processo, tipo(s) de perfil (RECEBER PROTOCOLO - Habilita o usuário a realizar o recebimento de processos protocolados ou documento; ENVIAR PROTOCOLO - Habilita o usuário a realizar o envio de processos protocolados ou documentos). A solicitação deverá ser enviada para o seguinte endereço de e-mail: suporte.processo.uast@ufrpe.br.
4. Servidores UFRPE precisam realizar primeiro acesso, pois notificações dos processos (INTERESSADOS; Responsáveis de Unidades - CHEFIAS) e algumas operações precisam ser realizadas, por exemplo:
- Assinatura de documentos
- Ciência de processos e documentos
5. Os documentos que serão anexados devem ser digitalizados individualmente e nomeados de acordo com a ordem de formação do processo:
- Exemplo: Doc01_Requerimento de Progressão; Doc02_Relatório de Atividades.
6. Documentações importantes:
- Tutorial Protocolo SIPAC (Mesa Virtual): http://ufrpe.br/sites/ufrpe.br/files/TUTORIAL_UFRPE_mesa_virtual_v6_0.pdf#overlay-context=br/processoeletronico
- Manuais de Funcionalidades: http://manuais.sigs.ufrpe.br/doku.php?id=suporte:manuais:sipac:protocolo:lista
- Perguntas Frequentes: finalizando
- Vídeos tutoriais (disponibilizados pela SINFO/UFRN): https://www.youtube.com/watch?v=Ozov4p4xp54&list=PL40pn0eg_dT5HrhvUWPAyqIfSyB51N2Z8&index=12&t=1s
APÓS A PANDEMIA (COVID-19)
Após a pandemia, os setores de protocolo passam a abrir e a tramitar inicialmente os processos exclusivamente para aqueles que não tiverem acesso ao SIPAC, uma vez que as secretarias e setores poderão abrir e tramitar seus processos.
1. A abertura e a tramitação iniciais dos processos continuarão sendo feitas pelos setores de protocolo apenas para os INTERESSADOS que não tenham acesso ao SIPAC, como: discente, aposentado/pensionista, público externo;
2. A abertura e a tramitação iniciais dos processos de SERVIDORES passarão a ser realizadas pelas secretarias dos departamentos e setores da UFRPE.
OUTRAS LEGISLAÇÕES:
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Colocamo-nos à disposição para maiores esclarecimentos.
Atenciosamente,
Direção Geral e Acadêmica
Direção Administrativa